Со документ что это

Содержание

Виды документов – классификация по назначению и по форме документирования – Помощник для школьников Спринт-Олимпик.ру

Со документ что это

В сфере документации существует строгая иерархия видов и классов. Чем лучше вы ориентируетесь в них, тем увереннее и защищеннее будете чувствовать себя в жизни, профессии.

Что такое документ

По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах.

Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.

Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского — “необходимое”).

Реквизитами  являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).

Документ без реквизитов не имеет юридической силы.

То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.

Рис. 1. Классификация и виды документов

Функции документов

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа.

Различают общие и специальные функции.

Общие

Общие функции характерны для всех видов:

  • информационная — закрепление, хранение, передача информации;
  • социальная — регулирует отношения человека и общества;
  • коммуникативная — передача, обмен, преемственность информации;
  • культурная — служит памятником истории и культуры.

Специальные

Специальные зависят от области применения:

  • правовая — регулирует общественные правоотношения;
  • управленческая — регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
  • исторического источника — сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
  • учетная — фиксация количественных характеристик;
  • познавательная — получение, передача знаний.

Виды документов

Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.

По способу документирования

Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:

  • письменного или печатного текста на бумажном носителе;
  • текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
  • чертежей, схем, планов, карт;
  • текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
  • аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.

По сфере использования

Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.

Организационно-распорядительные и нормативные документы

Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур.

Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.

Финансово-бухгалтерские

Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее.

Бухгалтерские документы подразделяются на:

  • распорядительные — разрешения, указания, распоряжения;
  • оправдательные — товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;
  • учетные — табели, ведомости, отчеты;
  • комбинированные — расходный кассовый ордер.

Рис. 2. Функции документов

Научно-технические

Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.

Различают:

  • проектную документацию (ПД);
  • научно-исследовательскую (НД);
  • конструкторскую (КД);
  • технологическую (ТД);
  • патентную документацию (ПД).

По личному составу

Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины.

Их делят на подгруппы:

  • учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;
  • комплектование штата сотрудников;
  • формирование персонального рейтинга;
  • контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.

К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.

Отчетно-статистическая документация

Этот вид охватывает 3 уровня:

  • государственный;
  • ведомственный;
  • внутриучрежденческий.

Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни — социальной, экологической, производственной, политической, национальной.

По направлению движения

Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:

  • входящие – поступившие в организацию извне (извещения, реклама, прейскуранты, приглашения, программы конференций);
  • исходящие – составленные в организации и адресованные (отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма, докладные записки);
  • внутренние – составленные для служебного использования в рамках организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка, маршрутные листы).

По ограничению доступа

Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.

Здесь существуют такие разновидности:

  • открытые документы — содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);
  • служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);
  • секретные – с разной степенью ограничений доступа.
  • Важно! Различают 2 уровня секретности:

    • Гриф “Особой важности” означает наивысший уровень секретности. Применяется для документов государственного значения, касающихся национальной безопасности.
    • Гриф “Совершенно секретно” служит сохранению государственной тайны (военные, инновационные технические, научные сведения, внешнеполитические программы).

    По происхождению

    Классификация по происхождению различает три вида документов.

    • Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
    • Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных – паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
    • Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность предприятий.

    Рис. 3. Распорядительные документы

    По юридической значимости

    Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.

    • Подлинник (оригинал) – исходный экземпляр документа, имеющий уникальные реквизиты (номер, серию, печать, время и место выдачи, подпись чиновника), обладающий юридической силой.
    • Дубликат – экземпляр, выданный повторно взамен утраченного. Обладает всеми характеристиками оригинала и юридической силой, но имеет пометку о повторной выдаче.
    • Копия – документ, полностью повторяющий содержание, внешний вид подлинника, но не имеющий юридической силы.
    • Заверенная копия – копия документа, чье соответствие оригиналу подтверждено юридически (+ проставлены установленные реквизиты). Такая копия часто может заменить оригинал.

    Классификация по форме изложения

    Определяет структуру, содержание, внешний вид документа, степень допустимой свободы формулировок.

    • Индивидуальные документы допускают свободную передачу фактов, рекомендаций, указаний по усмотрению составителя. Они создаются для конкретной ситуации (распоряжения, протоколы, автобиографии, объяснительные записки).
    • Трафаретные — имеют структуру, заложенную с помощью стандартных фраз с пропусками, типовых вариантов ответов, прочерков, “окошек” для занесения вариативной информации (анкеты, справки, бланки заявлений).
    • Типовые документы пишутся на основании образца или эталона, созданного для часто повторяющихся ситуаций (договоры, деловые письма, инструкции).

    Другие критерии классификации документов

    Возможны видовые разграничения:

  • По сложности:
    • Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
    • Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
  • По обязательности исполнения:
    • Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
    • Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
    • Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
  • По наименованию:
    • Приказы.
    • Письма.
    • Ходатайства.
    • Справки.
    • Заявления.
    • Постановления.
    • Решения.
  • Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов.

    Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.

    Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:

    Следующая

    Источник: https://Sprint-Olympic.ru/uroki/deloproizvodstvo/85623-vidy-dokymentov-klassifikaciia-po-naznacheniu-i-po-forme-dokymentirovaniia.html

    Понятие документа

    Со документ что это

    Понятие документа, Документооборот

    Слово “документ” в переводе с латинского означает “свидетельство”, “способ доказательства”.

    документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления).

    Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо.

    Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений.

    Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

    Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

    Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

    Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

    Наконец, документ выполняет воспитательнуюфункцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

    Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

    При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

    Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебнымдокументом.
    Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

    Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.

    Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления.

    Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

    Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

    по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

    по содержанию: простые (посвященные одному вопросу)

    по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

    по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

    по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

    по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

    по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

    Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

    Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом.

    На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

    Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана.

    Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

    Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

    Источник: https://studopedia.ru/7_91291_ponyatie-dokumenta.html

    ДОКУМЕНТ

    Со документ что это

    Документ

    письменный акт, имеющий юридическое значение.

    Источник: Теория государства и права. Словарь терминов.

    ДОКУМЕНТ

    информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу,

    Источник: Краткий словарь терминов из области делопроизводства

    Документ

    материальный объект, на котором с помощью знаков, символов и т.п. элементов естественного или искусственного языка зафиксированы сведения о фактах.

    Источник: Словарь наиболее часто встречающихся криминалистических терминов

    Документ

    свидетельство, доказательство чего-либо. Письменный акт, удостоверяющий какой-либо факт, фиксирующий какие-либо сведения, служащий доказательством, подтверждающий право на что-либо.

    Источник: Интеллектуальная собственность от А до Я справочник КубГАУ Краснодар

    Документ

    материальный объект с зафиксированнойна нем информацией, закрепленной созданным человекомспособом для передачи ее во времени и пространстве. В автоматизированных информационнопоисковых системах любой объект, внесенный в память системы.

    Источник: Понятия современного уголовного процесса

    Документ

    материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Федеральный закон от 29.12.94 N 77-ФЗ, ст.1

    Источник: Словарь юридических понятий (из актов Российского законодательства)

    Документ

    зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ может быть письменным и вещественным доказательством. Различают подлинные и поддельные документы, официальные и частные, открытые и кодированные, копии и оригиналы, анонимные документы.

    Источник: Криминалистика. Схемы и терминология.

    ДОКУМЕНТ

    лат. documentum — свидетельство) — материальный носитель записи (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т. п.) с зафиксированной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве. Д. — деловая бумага, юридически подтверждающая какойлибо факт или право на что-то.

    Источник: Военно-юридический энциклопедический словарь

    ДОКУМЕНТ

    материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

    В автоматизированных информационно-поисковых системах – любой объект, внесенный в память системы. В наиболее общем случае Д.

    – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    Источник: Экономика и право: словарь-справочник

    Документ

    специально организованная, идентифицируемая, способная к хранению и передаче социально значимая информация. Это определение, с одной стороны, не исключает других (специальных) Д.

    , а с другой, позволяет учесть современное правовое значение данного слова, не связывающего Д. исключительно с материальным носителем. Действующие нормативные правовые акты допускают, что Д. являются и интерфейс компьютера, и электронное сообщение, и др.

    , удовлетворяющее названому определению. От лат. documentum — свидетельство, доказательство.

    Источник: Глоссарий корпоративного права. Юстицинформ 2019. 240 с.

    ДОКУМЕНТ

    материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах – любой объект, внесенный в память системы. По определению ФЗ “О библиотечном деле” от 23 ноября 1994 г.

    “материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования”. По содержанию Д. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, чертежи и т.д.), правовые (постановления, указы, договоры и т.д.), управленческие (приказы, директивы) и пр.

    Совокупность Д., посвященных какому-либо вопросу, явлению, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.

    Источник: Большой юридический словарь

    ДОКУМЕНТ

    лат. dokumentum все, что может служить свидетельством, уроком, примером), материальный объект, на к—ром с помощью знаков, символов и т.п. элементов естественного или искусственного языка зафиксированы сведения о фактах. Различают Д. рукописные, машинописные, полиграфические, фонодокументы, фото— и кинодокументы и др.

    В криминалистике особое значение имеет классификация Д. по юридической природе подлинные и поддельные. Подлинным является Д., изготовленный надлежащим должностным лицом (или др. лицом, от имени к—рого он выполнен), содержание к—рого соответствует действительности.

    Надлежаще изготовленный, но содержащий ложные сведения Д. называется подложным (интеллектуальный подлог). Поддельный Д. может полностью имитировать подлинный (полная подделка) либо содержать изменения, внесенные в него в противоправных целях (частичная подделка). Кроме того, Д.

    могут быть классифицированы по источнику — официальные и частные; по способу передачи информации открытые и кодированные. Возможны и иные классификации Д. (по признакам дубликатности, условиям формирования и пр.). Реквизиты Д.: 1) совокупность необходимых обозначений Д.

    : текст, оттиски печатей и штампов, нумераторов и иных печатающихустройств, номер, знаки, пробитые компостером, фотоснимок владельца документа. Служат объектами судебно—технической экспертизы документов; 2) совокупность данных, индивидуализирующих Д.

    : его наименование, номер, дата выдачи, организация и лицо, выдавшее доку мент, фамилия владельца, для денежных документов — сумма и т.п. Используются при описании Д. в протоколе осмотра и в заключении эксперта.

    Источник: Криминалистическая энциклопедия

    ДОКУМЕНТ

    деловая бумага, удостоверяющая какое-либо обстоятельство, подтверждающая право на что-нибудь, один из источников доказательств. Д. создается для хранения и передачи информации, которая имеет определенное смысловое содержание и может быть выражена печатными или рукописными буквами, цифрами, символами, кодами. В зависимости от способа фиксации различаются письменные Д.

    , графические изображения (чертежи, рисунки, схемы), фото-, кино-, видеоматериалы; носители закодированной информации (магнитные ленты и диски, перфоленты, перфокарты и др.). Элементами Д. являются реквизиты: наименование, обозначение места и времени составления, организации или лица, от которого исходит Д., лица, которому адресован Д.

    ; содержание (текст), оттиски печати, штампов, нумераторов, отметки о регистрации, фотоснимок владельца, подписи. Классификация Д. возможна по различным основаниям. В зависимости от назначения различаются Д., удостоверяющие определенные факты (справки, свидетельства, акты ревизии и пр.) или статус лица (паспорт, удостоверение личности, лицензия, устав организации и пр.).

    По происхождению различаются официальные (служебные) Д. — исходящие от организаций, должностных лиц, и частные — исходящие от физических лиц. С точки зрения достоверности различаются Д. соответствующие и не соответствующие действительности, а среди последних — содержащие ошибочные данные и подложные (интеллектуальный подлог — изложение в Д.

    заведомо ложных сведений и технический подлог — искажение содержания Д. путем подчисток, травления, дописки ложных сведений, наложение или изображение оттисков фальшивых штампов, печатей). ИЛ. Банило Уголовно-процессуальное законодательство рассматривает Д. как особый вид доказательств. Д.

    , которые служили орудиями преступления или сохранили на себе следы преступления или были объектами преступных действий, относятся к вещественным доказательствам. Д.

    могут быть получены от компетентных должностных л и ц или учреждений по требованию следователя или суда, либо изъяты посредством выемки, обыска, либо предоставлены участниками процесса или любым другим лицом по своей инициативе. Для приобщения к делу Д. включаются в опись бумаг, содержащихся в деле, и соответственно нумеруются. Д. служат объектами документоведческой экспертизы (см. Документоведение). А.Ж. Ларин

    Источник: Юридическая энциклопедия

    ДОКУМЕНТ

    1) согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.

    2003 № 186-ФЗ, – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения; 2) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело.

    Термины и определения», – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 3) согласно ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», – информация и соответствующий носитель; 4) согласно ГОСТ Р ИСО 15489–1-2007 «Системы СИБИД. Управление документами.

    Общие требования», – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности; 5) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294–93 «Информационная технология.

    Руководство по управлению документированием программного обеспечения», – уникально обозначенный блок информации для использования человеком, такой как отчет, спецификация, руководство или книга; 6) согласно ГОСТ Р 52292–2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией.

    Термины и определения», – объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды; 7) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031 – 1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 1.

    Общая модель», – структурированная информация, прямо или косвенно предназначенная для восприятия человеком, которая может передаваться, храниться, разыскиваться и обрабатываться с помощью учрежденческих приложений; 8) согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 «Информационная технология.

    Процесс создания документации пользователя программного средства», – целевая информация, предназначенная для конкретной аудитории, размещенная на конкретном носителе (например, в книге, на диске, в краткой справочной карте) в заданном формате; 9) согласно ГОСТ ИСО/МЭК 8613–1 «Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы.

    Архитектура учрежденческих документов (ODA) и формат обмена. Часть 1. Введение и общие принципы», – структурированный объем информации, предназначенный для визуального восприятия, которым можно обмениваться как единым целым между пользователями и (или) системами; 10) согласно ГОСТ ИСО 8879–86 «Обработка информации. Текстовые и учрежденческие системы. Стандартный обобщенный язык разметки (SGML)», – совокупность информации, которая обрабатывается как единое целое; 11) согласно ГОСТ Р ИСО 9607–2000 «Бумага для документов. Требования к долговечности и методам испытаний», – бумага с нанесенной на ней информацией.

    Источник: Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

    Источник: https://determiner.ru/termin/dokument.html

    Первичные бухгалтерские документы: перечень

    Со документ что это

    Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

    На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

    Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

    Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе.

    Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

    Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

    Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

    2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

    Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

    Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

    ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

    Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

    Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

    Попробовать

    Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

    Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

    Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

    Обязательные реквизиты первичного документа

    Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

    1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
    2. дата составления;
    3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
    4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
    5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
    6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
    7. личные подписи сторон.

    Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

    А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

    Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

    До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

    Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

    Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

    Формы первичных документов

    В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

    Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

    Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

    В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

    Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

    Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

    Виды первичных документов

    Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

    Документы по учету торговых операций

    • ТОРГ-12;
    • Товарный ярлык;
    • Универсальный передаточный документ.

    Документы по учету основных средств

    • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
    • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
    • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

    Кассовая первичка

    Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

    Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

    • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
    • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
    • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
    • КО-4 «Кассовая книга»;
    • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

    Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

    Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

    Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

    Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички.

    Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

    Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

    Скачать образец доверенности

    Скачать акт выполненных работ

    Скачать образец приходного ордера

    Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

    Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

    Источник: https://kontur.ru/diadoc/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.