Рапорт об отсутствии

Содержание

Как выглядит правильный образец докладной записки о прогуле работника – правила оформления и пример для скачивания

Рапорт об отсутствии

Если работник прогуливает, то это считается нарушением трудовой дисциплины.

Когда он не находится на работе без каких-либо видимых причин, то это может для него плохо закончится вплоть до увольнения.

Начальнику нужно оформить акт и написать докладную вышестоящему руководству.

Даже если сотрудник не явился на рабочее место всего лишь один раз, всё равно данное событие нужно задокументировать.

Составляется ли при отсутствии работника на рабочем месте?

Докладная записка оформляется на работника, если он провинился, и его не было на рабочем месте длительное время – более 4 часов. Информация с помощью этого документа доносится руководству.

Вместе с докладной составляется акт об отсутствии на рабочем месте, в нем записывается точное время, когда сотрудник не явился.

Оформленные документы отдают руководителю для рассмотрения. После получения объяснений о причинах прогула, в случае их неуважительности руководитель может уволить сотрудника либо наложить на него дисциплинарное взыскание. Можно ли уволить беременную за прогул?

Как объявить выговор за прогул?

Необходимо знать, что такие документы нужно составлять аккуратно и в тот же день, когда работник не пришел на рабочее место.

Сначала нужно выяснить причину отсутствия на рабочем месте. Неявка не считается прогулом, если человек заболел, его вызвали в суд или в правоохранительные органы.

Прежде чем составлять докладную записку и акт, необходимо позвонить сотруднику и узнать, почему его нет на рабочем месте.

Если работник не смог объяснить свою неявку на работу, то необходимо зафиксировать факт отсутствия документально. Закон не содержит обязательного требования о том, чтобы составить докладную или служебную записку, но документ необходим, так как является доказательством совершения прогула.

В более крупных компания следует составить докладную записку, если сотрудника нет на рабочем месте больше четырёх часов без уважительной причины.

Можно внести в документ не только данные о прогуле, но и сведения о совершении каких-либо поступков, дать рекомендацию о том, как наказать работника.

Имеет большое значение это на крупных предприятиях, когда начальник не может знать всех работников лично.

Бывает так, что непосредственный руководитель прогульщика хочет сделать мягче наказание. В таких ситуациях докладная поможет подобрать правильные меры пресечения.

Кто может оформить?

Оформляется докладная записка в том случае, если сотрудник не поднимает трубку и отсутствует уже больше, чем четыре часа. В законе не говорится, кто именно должен заниматься оформлением документа.

Но обычно это делает непосредственный начальник сотрудника. Ведь он лучше всех знает людей, которые работают у него. Поэтому он и должен выяснять причину, почему работник нет на рабочем месте.

Если начальник ничего не делает, то оформить документ имеет право любой сотрудник предприятия. Если маленькая компания, то докладную записку составляет либо работник отдела кадров, либо специалист, который отвечает за ведение учета рабочего времени.

Как написать, если сотрудник не вышел на работу?

Оформление такого документа обычно делается в свободном виде, но необходимо соблюдать некоторые правила. Должны обязательно быть реквизиты.

Записка может быть, как распечатана, так и написана от руки.

С правой стороны вверху листа нужно написать должность начальника, кому передается документ. Нужно записать название предприятия и Ф.И.О. прогульщика в полном виде.

Посередине докладной нужно назвать документ и недалеко от этого написать входящий номер и дату получения.  Дальше нужно будет рассказать причину отсутствия сотрудника на работе, внести дату и время, когда человека не оказалось на рабочем месте, продолжительность прогула.

Необходимо написать, какие меры предпринимал непосредственный начальник, чтобы узнать, где находится сотрудник.

Можно указать, что пытался дозвониться, как на мобильный, так и на городской номер, указать результаты поисков отсутствующего сотрудника. Если виновный пытался объяснить причину отсутствия, то это тоже нужно указать. При нанесении ущерба фирме из-за прогула, этот факт также нужно включить в текст.

После составления внизу необходимо поставить подпись и дату того дня, когда составлялся документ.

Скачать образец

Скачать пример оформления докладной записки о прогуле – word.

Так выглядит образец:

Дополнительные документы

Если подаётся докладная записка о прогуле сотрудника, к ней ответственное лицо может по желанию приложить дополнительные бумаги.

Полезны будут все документы, которые позволят доказать вину человека. Вчастности необходим акт об отсутствии на работе.

Если таковых бумаг не имеется, тогда можно обойтись без них. Главное, своевременно оформить записку и передать ее вышестоящему руководству.

Дальнейшие действия зависят от руководства. Именно оно будет решать, что именно делать с нарушителем. При этом предварительно требуется увидеть на бумаге мнение работника, если ему есть что сказать.

Объяснительную сотрудник, допустивший прогул, писать не обязан, однако этот документ необходим, чтобы постараться оправдать свою вину.

Скачать образец объяснительной записки о прогуле.

На основании предоставленных документов руководство принимает решение о возможном дисциплинарном взыскании и издает соответствующий приказ.

Скачать образец приказа о вынесении выговора или замечания можно здесь.

Что должна содержать докладная записка, кому и кем подается, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Подводя итоги, можно отметить, что докладная является важным документом, так как информирует руководство о нарушении трудовой дисциплины в виде прогула.

Рекомендуется записку заполнять в той ситуации, если какой-либо сотрудник не являлся на работу дольше 4 часов. При этом обязательно нужно убедиться в том, что у него нет уважительных причин, объясняющих подобное поведение.

К докладной прикладываются дополнительные документы – акт, бумаги, подтверждающие возможный ущерб из-за отсутствия сотрудника, объяснительная при ее наличии. Весь пакет передается руководству для рассмотрения вопроса наложения дисциплинарного взыскания за нарушителя.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/distsiplinarnaya-otvetstvennost/progul/dokladnaya-ob-otsutstvii.html

Отсутствие работника на рабочем месте: учимся оформлять

Рапорт об отсутствии

  • Оформляем отсутствие работника на рабочем месте

С увольнением за прогул вроде всё понятно. Но вот незадача, бумажек слишком много придётся писать, чтоб вменить работнику дисциплинарное взыскание.

И без этих бумажек никуда.

Если надлежаще не оформить отсутствие работника на рабочем месте, суд признает увольнение незаконным, если до него всё-таки дойдёт, и восстановит работника на работе, как униженного и оскорблённого.

Поэтому, чтоб работодателю не наделать ошибок и зря не укорять работника, давайте учиться правильно оформлять отсутствие работника на рабочем месте. Это поможет избежать недоразумений как в отношениях с сотрудниками, так и в отстаивании интересов в суде.

Оформляем отсутствие работника на рабочем месте

Все документы являются образцами.

Примерные образцы

1. Докладная записка непосредственного руководителя прогульщика о его отсутствии на рабочем месте

                                                                                                                                                                                   Генеральному директору

ООО «Кожмех»

Иванову И. И.

от начальника отдела

лёгонькой промышленности

Петрова П. П.

Докладная записка

о нарушении трудовой дисциплины

Настоящим ставлю Вас в известность, что 31 декабря 2011 г. наладчик станков отдела лёгонькой промышленности Сидоров Сидор Сидорович отсутствует на своем рабочем месте с начала рабочего дня, то есть с 08.00 ч. О своём невыходе на работу Сидоров С. С. меня не предупреждал.

Я пытался связаться с Сидоровым С. С. по мобильному телефону, который не доступен, а домашний телефон не отвечает.

Я опросил наладчика станков Тарасова Тараса Тарасовича, известна ли ему какая-либо информация о Сидоровом С. С. Однако Тарасов Т. Т. пояснил, что Сидоров С. С. с ним не связывался сегодня и где тот находится ему не известно.

До настоящего момента связаться с Сидоровым С. С. не представляется возможным. На время 16.50 ч. сведения об уважительных причинах Сидорова С. С. отсутствуют. При выходе Сидорова С. С. на работу с него будет запрошено объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени.

Петров П. П.
31 декабря 2011 г.

2. Распоряжение руководителя организации об оформлении факта отсутствия сотрудника на рабочем месте

Распоряжение

г. Энск                                                                                                             01 января 2012 г.

На основании докладной записки начальника отдела лёгонькой промышленности Петрова П. П. об отсутствии наладчика станков того же отдела Сидорова Сидора Сидоровича на своем рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин, поручаю:

  1. Бухгалтеру Марьиной М. М. составить акт о фиксации факта отсутствия Петрова П. П. на рабочем месте.
  2. Юридическому отделу оказать правовое содействие Марьиной М. М. в оформлении указанного акта.
  3. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.

Генеральный директор                                                                                  И. И. Иванов

3. Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Акт
об отсутствии работника на рабочем месте

г. Энск                                                                                                            01 января 2012 г.

Мною, бухгалтером ООО «Кожмех» Марьиной Марией Марьяновной, в присутствии руководителя отдела лёгонькой промышленности Петрова Петра Петровича и наладчиков станков этого отдела Тарасова Тараса Тарасовича и Филиппова Филиппа Филипповича, составлен настоящий Акт о нижеследующем:

Работник Сидоров Сидор Сидорович, работающий в должности наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отсутствовал на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31.12.2011 г. с 08.00 до 17.00, без предупреждения о наличии уважительных причин.

данного Акта подтверждаем личными подписями:

Петров П. П.

Тарасов Т. Т.

Филиппов Ф. Ф.

Настоящий акт составил:
бухгалтер Марьина М. М.

С актом ознакомился и один экземпляр получил:
Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

4. Требование работодателя о предоставлении работником объяснения в связи с отсутствием на рабочем месте

Сидорову С. С.
01 января 2012 г.

Сидор Сидорович,

В связи с Вашим отсутствием на рабочем месте в течение всего рабочего дня 31.12.11 г. с 08.00 до 17.00 без уважительных причин, был составлен соответствующий акт.

В соответствии со ст. 193 ТК РФ Вам необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего Требования предоставить по данному факту нарушения трудовой дисциплины объяснения в письменном виде с изложением причин Вашего отсутствия и оправдательных документов.

Генеральный директор ООО «Кожмех»                                                  И. И. Иванов

Требование получил Сидоров С. С.

01 января 2012 г.

5. Акт об отказе сотрудника от предоставления объяснения о причинах отсутствия на рабочем месте

Акт
об отказе предоставить объяснения в письменной форме

г. Энск                                                                                                          04 января 2012 г.

Мною, начальником отдела лёгонькой промышленности Петровым П. П, в присутствии наладчиков станков отдела лёгонькой промышленности Тарасова Т. Т. и Филиппова Ф. Ф., составлен настоящий акт о нижеследующем:

Сегодня 01 января 2012 г. в нашем присутствии Сидоров Сидор Сидорович, занимающий должность наладчика станков отдела лёгонькой промышленности, отказался предоставить затребованные от него сегодня письменные объяснения по факту своего отсутствия на рабочем месте в течение всего рабочего времени 31 декабря 2011 г.

Свой отказ от предоставления объяснений Сидоров С. С. мотивировал тем, что у него болит рука и он не может писать.

настоящего Акта подтверждаем личными подписями:

Тарасов Т. Т., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Филиппов Ф. Ф., наладчик станков отдела лёгонькой промышленности

Акт составил:

Петров П. П., начальник отдела лёгонькой промышленности

Конечно, любой документ всего лишь надо переделать под свою ситуацию, потому что прогул бывает и длительным, и с уважительными причинами. Все эти факты необходимо отражать.

Отдыхайте вовремя!

Источник: https://svoyurist.com/yuriki-vam-syuda/otsutstvie-rabotnika-na-rabochem-meste

Как составить докладную записку о прогуле работника

Рапорт об отсутствии

Трудовое право определяет прогул как отсутствие подчиненного на рабочем месте без уважительной причины не менее четырех часов подряд. Проступок является грубым нарушением трудового распорядка и влечет применение дисциплинарного взыскания к провинившемуся вплоть до увольнения (ст. 81 ТК РФ).

Порядок фиксации факта отсутствия сотрудника на работе

Чтобы привлечь нарушителя к ответственности за невыход на работу, необходимо подготовить пакет справок, подтверждающих проступок.

Неявка подчиненного фиксируется актом, составить который может работник предприятия: начальник подразделения, секретарь, табельщик и др. Документ составляется в свободной форме и содержит:

  • сведения об организации – полное наименование и реквизиты;
  • номер и дата составления – составить акт нужно в день неявки коллеги на работу;
  • Ф. И. О. и должность работника, нарушившего дисциплину;
  • дата и продолжительность его отсутствия;
  • Ф. И. О. и должности составителя акта и свидетелей – создается комиссия из трех и более коллег нарушителя.

Акт заполняется в двух экземплярах, подписывается нарушителем, составителем и свидетелями. Один экземпляр передается совершившему проступок, другой – дирекции.

Сотрудник должен письменно объяснить причину своего отсутствия в свободной форме, от руки, адресуя работодателю. К записке прикладываются справки, доказывающие уважительность причины: например, больничный лист.

Второй экземпляр акта об отсутствии коллеги на работе, письменное объяснение и докладная записка передаются директору.

Неправильное оформление процесса дисциплинарного взыскания дает право работающему отменить наказание в суде.

ДОРОГИЕ ЧИТАТЕЛИ!Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай имеет уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните нам по телефону (круглосуточно).Это быстро и бесплатно!Москва: +7 499 938-54-07Санкт-Петербург:+7 812 425-64-95Регионы:+7 (800) 350-84-13 (доб. 140)

Основания для составления докладной

Докладная о прогуле – это документ, извещающий руководство о проступке подчиненного. Она не является обязательным шагом при оформлении процедуры дисциплинарного взыскания.

Подается служебная записка, как правило, в крупных организациях, т.к. в силу большой численности работающих директор может не знать нарушителя лично.

Докладная поможет в принятии объективного решения относительно меры наказания.

Составляется она при наличии доказательной базы нарушения после оформления акта и получения объяснений от коллеги. Например, если подчиненный не смог документально подтвердить уважительную причину неявки либо отказался давать объяснения.

В чьи обязанности входит составление докладной записки

Написать докладную записку о прогуле работника может начальник структурного звена, в котором трудится нарушитель. Если он не составил справку, то взять на себя обязанность подготовить документ вправе другой работник.

Если численность штата организации небольшая, эту функцию может выполнить секретарь, табельщик, специалист кадровой службы, отдела труда и заработной платы, штатный юрист или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство.

Правила составления служебной записки о прогуле

При подготовке необходимо придерживаться таких правил:

  • Срок подачи документа. После составления акта о неявке подчиненного начальник подразделения должен связаться с нарушителем и запросить обоснование причины отсутствия. С этой целью нарушившему направляется уведомление о предоставлении письменного объяснения и дается два дня на ответ. Если подчиненный отказывается объясняться, готовится акт об отсутствии объяснительной записки и заверяется подписями свидетелей. После получения нужных справок незамедлительно составляется докладная и полный пакет передается руководителю.
  • Основные сведения. Записка должна содержать полную информацию об адресате, нарушителе, составителе: Ф. И. О., должности, наименование подразделений.
  • Обязательна регистрация в журнале учета исходящей документации с указанием номера и даты составления.
  • Текст документа должен быть кратким и четким по содержанию.

Допускается оформление в печатной форме или от руки.

Форма и содержание

Служебная записка о прогуле работника (скачать образец) заполняется в свободной форме на листе формата А4. Сверху справа указывается адресат. Ниже, посредине листа, прописывается наименование. Основной текст документа условно делится на две части. В первой констатируется факт неявки: Ф. И. О.

и должностное положение провинившегося, подразделение, место, дата, длительность отсутствия. Если проступок коллеги повлек за собой материальные потери, информация об этом тоже указывается. Во второй части записки составитель просит применить взыскание за прогул, допускается предложение меры наказания. Внизу ставится Ф. И. О.

и должность автора записки и дата ее составления.

Получив пакет документов, руководитель изучает их и выносит решение о наказании подчиненного за нарушение дисциплины. Мера взыскания может отличаться от предложенной в письме. Запускается процедура подготовки кадровых документов о взыскании. Порядок привлечения к ответственности за проступок регулируется ст. 192 ТК РФ.

Приказ о дисциплинарном взыскании издается на предприятии не позднее 30 дней с момента совершения проступка.

Источник

Источник: https://zen.yandex.ru/media/urist/kak-sostavit-dokladnuiu-zapisku-o-progule-rabotnika-5c0caf7f46ef5c00aaa7f0be

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

Рапорт об отсутствии

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как правильно написать докладную записку на сотрудника

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии  (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

  • сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
  • можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
  • всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
  • даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

  • о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
  • о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

  1. Оформление записки.
  2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
  3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
  4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
  5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

  • шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
  • в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
  • дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

 Порядок написания

  1. Шапка документа.
  2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.

  3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
  4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Директору ООО «Луч»

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

 Подпись

01.06.2017г.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

  • подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
  • подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя.  Прошу принять меры.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до Вашего сведения, что менеджер  И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин  находится на своем рабочем месте  с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте: как правильно составить

Рапорт об отсутствии

Если работник в течение длительного периода времени не находится на своем месте, это считается дисциплинарным проступком. Обычно, за это администрация может применить наказание – увольнение работника за прогул. Но перед этим очень важно правильно задокументировать такое отсутствие, и первым шагом составляется докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте.

Обязательно ли составлять докладную записку об отсутствии сотрудника

Докладная записка на сотрудника — это документ, который оформляется на провинившегося работника с целью донесения до руководства сведений о его дисциплинарном поступке.

Вместе с этим бланком ответственные лица также  составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте, который точно фиксирует время отсутствия, предпринятые меры для установления нахождения сотрудника и другие сведения.

После того, как оба этих документа передаются руководителю, он может изучить обстоятельства произошедшего, и вынести решение о досрочном прекращении трудового договора с сотрудником в связи с прогулом.

Но такой шаг требует полного и аккуратного оформления всех подтверждающих документов, поэтому докладную лучше всего составлять не «задним числом», а сразу в момент обнаружения этого нарушения.

Предварительно необходимо удостовериться, что это не вынужденный прогул,например, из-за болезни. Поэтому предварительно нужно попытаться связаться с работником и выяснить причину неявки. И если установить связь не удалось, либо работник не может достоверно объяснить причину, приступать к процедуре увольнения за прогул.

Закон не содержит обязательного требования по составлению докладной записки. В данной ситуации она является лишь еще одним документом, подтверждающим прогул, а также доносит сведения до руководства. Если компания небольшая, то ее можно и не составлять, поскольку директор обычно имеет возможность видеть и контролировать трудовую деятельность каждого своего подчиненного.

С другой стороны, оформление желательно в случае, когда работник не находится на своем месте уже более четырех часов, и у администрации есть желание уволить его за нарушение трудовой дисциплины.

В докладную можно включить не только информацию о проступке, который совершил работник, но также и порекомендовать руководству степень его наказания.

Это имеет значение в больших компаниях, когда администрация может и не знать всех сотрудников в лицо, или непосредственный начальник хочет смягчить для него наказание.

В этой ситуации записка поможет правильно оценить обстановку и выбрать адекватное наказание.

Внимание! Информация о возможном наказании должна иметь исключительно рекомендательный характер, поскольку окончательное решение об увольнении лежит на руководителе, и он может принимать решение не учитывая мнения подчиненных.

Важность составления записки повышается, если помимо дисциплинарной ответственности руководство хочет привлечь работника еще и к материальной. Докладная будет входить в пакет подтверждающих документов, и может содержать все необходимые сведения.

бухпроффи

Важно! Докладная – это информационный документ, а потому ее составления мало для правильного обоснования увольнения из-за прогула. Главным бланком, который будет фиксировать неявку работника, является акт об отсутствии работника на рабочем месте.

Кто должен составить докладную

Закон не определяет, какой именно работник наделяется правом на составления докладной о прогуле другого. Теоретически, это может сделать любой. На практике же необходимо соблюдать принцип субординации.

В связи с этим, обычно докладные записки составляет непосредственный руководитель прогульщика. Он лучше всего знает своих подчиненных, и именно он должен, в первую очередь, пытаться выяснить, почему один из сотрудников не появился на работе.

Если руководитель бездействует, то составить записку может любой другой работник. Например, отсутствие нарушителя сказалось на работоспособности другого отдела (не вышел наладчик, и из-за этого остановилась работа цеха или станка). В этой ситуации с докладной к руководителю может обратиться «пострадавшая» сторона.

Если предприятие небольшие, и разделения на отделы в нем нет, то составлять докладную может кадровик, либо специалист, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени — ведь он по характеру своих обязанностей должен фиксировать появление или неявку каждого работника в оформляемых документах.

Как написать докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Такой документ обычно оформляется в произвольном виде, но с соблюдением правил составления делового письма. В ней обязательно должен присутствовать ряд реквизитов. Докладная может заполняться и распечатываться на компьютере, либо быть написана ручкой на листе бумаги.

Сверху листа в правой части записываются название должности директора, либо лица, кому направляется докладная, название фирмы, полные Ф.И.О. Все сведения записываются в дательном падеже.

Дальше посередине листа проставляется название документа. Рядом можно предусмотреть графу для проведения регистрации — входящий номер и дата получения.

В следующей строке под заголовком можно кратко отразить содержание докладной, к примеру «О неявке на работу Иванова С. А.».

После этого повествовательно нужно рассказать о произошедшем событии. Сюда должны быть включены дата и время, когда обнаружилось, что работник не появился на своем месте, общая продолжительность отсутствия, название подразделения, в котором он работал, личные данные.

Далее нужно описать меры, которые составитель докладной предпринял, чтобы выяснить текущее место пребывания работника. К примеру, здесь можно написать, что производились звонки на сотовый телефон, городской телефон, отправлялись письма на e-mail и т. д.

Далее нужно описать, какие результаты были достигнуты, получилось ли выяснить причины отсутствия на работе. Здесь также можно описать, смог ли работник объясниться или отказался, если ли у него подтверждающие документы и т. д.

Если попытки связаться ни к чему не привели, это тоже нужно отразить в докладной. Далее можно описать — был ли причинен предприятию какой-либо ущерб из-за его отсутствия на рабочем месте. При положительном ответе можно указать степень этого ущерба.

Далее составитель докладной может посоветовать, какие именно меры следует применить к нарушителю. Это может быть как выговор, так и увольнение. Желательно обосновать, по какой причине рекомендуется сделать именно это. В этом же пункте можно указать сведения о том, привлекался ли данный работник к дисциплинарным наказаниям ранее.

На этом оформление документа завершено. Нужно отступить немного вниз, поставить свою подпись и дату составления.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/dokladnaya-zapiska-ob-otsutstvii-rabotnika.html

Акт о невыходе на работу сотрудника (неявке) – образец 2020, бланк об отсутствии работника на рабочем месте, увольнение за прогул

Рапорт об отсутствии

Бывает, что сотрудники не приходят на работу, покидают рабочее место без разрешения начальника.

Если руководитель фирмы намерен дисциплинарно наказать нарушителя, лишить премии, прекратить трудовой контракт за прогул, следует составить акт об отсутствии сотрудника.

Что считается прогулом

Прогул может послужить поводом увольнения. Подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ дает определение этому понятию.

Прогулом считают:

  • оставление служащим рабочего места на 4 часа и более;
  • неявка на службу.

В пункте 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 года № 2 дается более конкретный перечень. Разрешается уволить работника за:

  • невыход на работу;
  • отсутствие служащего на рабочем месте свыше четырех часов подряд на протяжении дня;
  • досрочное оставление работы, если заключен срочный трудовой контракт;
  • оставление рабочего места раньше даты, указанной в предупреждении о досрочном расторжении договора;
  • самовольный уход в отгул или отпуск.

Причина отсутствия на протяжении рабочего дня не должна быть уважительной. В это время гражданин не выполняет должностные обязанности, поэтому его действия считаются дисциплинарным проступком. Они влекут наказание от простого замечания до увольнения. 

Пример. Гражданка С. уволена за прогул из ФГКУ «УВО ВНГ РФ по РС (Я)». Не согласившись с решением нанимателя, подала в суд обращение о восстановлении на работу.

Суд исследовал материалы дела и установил, что истице был предоставлен оплачиваемый отпуск. В дальнейшем отдых продлевался в связи с больничным.

ФСС выявил в результате проверки, что листки нетрудоспособности заполнены с нарушениями. Они были переоформлены на меньший срок.

Работодатель установил, что С. предоставила фиктивные больничные листы. Часть периода отсутствия на службе посчитал прогулом.

Суд согласился с доводами нанимателя, отказал в восстановлении на работу (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 12.02.2018 по делу N 33-557/2018).

Уважительные причины отсутствия на рабочем месте

Если повод оставления работы уважительный, это не считается прогулом. Законодатель не дает четкого перечня.

Как видно из судебной практики нельзя увольнять за отсутствие на работе, если гражданин:

  • болеет и получил больничный лист;
  • ушел в декретный отпуск;
  • оформил ученический отпуск в целях сдачи сессии, защиты диплома;
  • должен в принудительном порядке явиться в суд или правоохранительные органы;
  • сдает кровь в качестве донора;
  • арестован;
  • участвует в забастовке;
  • приостановил выполнение должностных обязанностей из-за задержки зарплаты 15 дней и более, если сотрудник не пожелал трудиться бесплатно;
  • не явился из-за стихийного бедствия, чрезвычайной ситуации, пожара, прочих форс-мажорных обстоятельств.

Для подтверждения оправдательных причины потребуется предъявить документы, написать объяснения.

Пример. Гражданин С. работает посменно машинистом экскаватора ООО «Сокол». Он был уволен за прогул из-за отсутствия на службе без уважительных причин свыше 4 часов.

При рассмотрении дела суд исследовал путевой лист, карточку учета рабочего времени. Судья установил, что С. приехал в гараж в 06.00 часов, после отработанной ночной смены (с 19.00 до 06.00 часов) покинул место работы.

Таким образом, продолжительность отсутствия совпала с межсменным отдыхом, что не является основанием увольнения. (Апелляционное определение Сахалинского областного суда от 22.07.2014 по делу № 33-1615/2014).

Кто составляет

Если сотрудник покинул рабочее место на длительное время, составляют акт. ТК РФ не называет должностное лицо, которое должно этим заниматься. 

На практике факт прогула фиксируют сотрудники отдела кадров совместно с руководителем прогульщика. В состав комиссии могут включить юриста, секретаря, других сотрудников компании.

Действия руководства

Закон не устанавливает строгого порядка действий руководства в случае прогула служащего. Каждая фирма разрабатывает индивидуальный алгоритм действий.

В каждой организации ведется табельный учет. Если работник не вышел на работу, в табеле ставят «НН» с цифровым кодом «30». Следует связаться с человеком, уточнить причину неявки.

Независимо от причин факт фиксируют в акте об отсутствии на службе. Его составляют ежедневно до выяснения обстоятельств и предоставления оправдательных бумаг.

Рекомендуется дополнительно направить письменное уведомление с просьбой пояснить причину отсутствия.

Как составить

Форма акта не утверждена. Он составляется в свободном виде. Компания вправе утвердить стандартный бланк по правилам делопроизводства. Не запрещается оформить документ с помощью шариковой ручки на листе формата А4.

Инструкция по заполнению

Акт составляют в двух экземплярах. Один остается в дисциплинарных материалах, второй передают нарушителю под расписку.

Документ должен содержать обязательные сведения:

  • дату, порядковый номер;
  • место составления;
  • наименование нанимателя;
  • должность, ФИО отсутствующего служащего;
  • должности, ФИО работников, зафиксировавших факт прогула;
  • данные о периоде отсутствия на службе;
  • указание на неизвестность причин;
  • подписи членов комиссии, нарушителя.

Кто подписывает

Акт подписывает сотрудник, зафиксировавший факт прогула. Дополнительно берутся подписи присутствовавших свидетелей. Для придания документу юридической силы необходима комиссия минимум из трех человек.

Затем с актом знакомят нарушителя. Если он отказался подписать документ, комиссия делает отметку. Это не влияет на возможность наложить дисциплинарное наказание.

Сроки

Если сотрудник отсутствует более четырех часов, такое поведение расценивают как прогул.

Желательно, чтобы дата составления акта совпадала с датой происшествия. Если акт оформляют за определенный период, нужно заполнить бумаги не позднее одного месяца после выявления проступка. Иначе будет пропущен срок давности.

После составления

После составления акта служащему направляют уведомление с предложением принести письменные объяснения о причинах прогула. На это дается два дня с момента вручения документа.

Если нарушитель предоставит доказательства уважительных обстоятельств, наказание не налагают. Подтверждающими документами считают больничный лист, справку о сдаче крови и журнал регистрации доноров, прочие.

Бумаги прикладывают к акту. В табель вносят актуальные сведения.

Пример. Гражданка С. заболела в отпуске, предупредила нанимателя. Вышла на работу позже положенного времени. Работодатель уволил сотрудницу за прогул.

С. обратилась в суд с заявлением о восстановлении на работу. Судья установил, что предъявление больничного листа произошло несвоевременно. Истец находился в другом регионе, поэтому не смог принести документ.

Это произошло не по вине С. Поэтому в дальнейшем наниматель должен был продлить отпуск на период больничного.

Бывает, что сотрудники отказываются давать объяснения по поводу прогула. Данный факт фиксируют в акте об отсутствии документа.

Комиссия из трех человек записывает в бланк следующие сведения:

  • дату, номер;
  • место составления;
  • название работодателя;
  • состав комиссии;
  • должность, ФИО нарушителя;
  • сведения о направлении уведомления с просьбой дать объяснения;
  • отказ гражданина, факт отсутствия объяснений;
  • подписи комиссии.

Образец составления документа

Можно ли оспорить

Если работник посчитает, что увольнение за прогул было неправомерным, он вправе обратиться в суд за защитой.

Чтобы признать акт незаконным, сотруднику потребуется доказать следующие обстоятельства:

  • он не был ознакомлен с бумагой надлежащим образом;
  • имеются уважительные причины прогула, подтвержденные документально.

Если суд посчитает требования обоснованными, гражданин будет восстановлен на работу.

Пример. М. уволен из СНТ «Восовец» за прогул. Гражданин обратился в суд с иском о восстановлении на работу. Требование обосновал тем, что с актом об отсутствии работодатель не знакомил.

Суд исследовал материалы дела, установил, что наниматель нарушил процедуру увольнения. Сотрудник не был ознакомлен с актом, не составлен акт об отказе дать объяснения.

Действия работодателя признаны незаконными (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 02.08.2018 по делу N 33-6582/2018).

Как и сколько хранится документ

Акт об отсутствии на работе входит в номенклатуру.

Источник: http://pravoznay.ru/akt-o-nevyxode-na-rabotu-sotrudnika.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.